Tata kelola Arsip Mesti Diperlakukan Layak dan Sistimatis

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

REPUBLIK INDONESIA

SIARAN PERS

NOMOR: 143.Pers/04/SJI/2024

Tanggal: 22 Maret 2024

Sekretaris Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) Dadan Kusdiana yang diwakili Kepala Biro Umum Upik Jamil mengingatkan kepada semua pengelola arsip di lingkungan Kementerian ESDM untuk mengelola arsip dengan layak, sistimatis, efektif dan efisien.

"Kementerian ESDM sebagai salah satu pemegang peranan strategis dalam sektor energi dan sumber daya mineral yang bertugas menyelenggarakan urusan di bidang energi dan sumber daya mineral dalam pemerintahan sudah tentu menciptakan arsip yang memiliki sejarah tapak tilas bangsa Indonesia dalam sektor energi dan sumber daya mineral yang sebagian termasuk dalam kategori arsip terjaga," kata Upik pada Rapat Koordinasi Percepatan Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM di Tangerang Selatan, Jumat, (22/3).

Keberadaan arsip-arsip tersebu, lanjut Upik, bukan hanya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi saja, namun juga bangsa dan negara. "Melihat peranan penting yang dimiliki arsip sektor energi dan sumber daya mineral membuatnya layak mendapatkan pengelolaan yang sistematis, efisien dan efektif," jelasnya.

Bagi arsip yang memiliki tinggi perlu disimpan secara permanen. Sementara arsip yang tidak memiliki nilai guna, apabila telah habis retensinya perlu untuk dilakukan pemusnahan, mengingat arsip akan terus tercipta dan bertambah volumenya hingga terakumulasi dalam jumlah yang sangat besar sehingga akan menimbulkan inefisiensi tempat penyimpanan, tenaga pengelola, biaya perawatan, belum termasuk resiko kehilangan dan kerusakan

"Solusi yang dapat dilakukan untuk menangani permasalahan dimaksud adalah dengan melaksanakan penyusutan arsip," jelas Upik.

Melengkapi yang dikatakan Upik, Plt. Kepala Arsip Nasional Imam Gunarto menekankan bahwa arsip tidak boleh tercecer karena arsip menggambarkan suatu aktivitas yang pernah dilakukan di masa lalu dan harus dipertanggungjawabkan. "Arsip merupakan 'Guardian' penjaga dari kita semua karena apa yang kita lakukan terekam. Kalau kita melakukannnya dengan baik yang bisa menyelamatkan kita, di kemudian hari jika terjadi sesuatu ya arsip itu," jelas Gunarto.

"Arsip itu bersifat imparsial. Arsip itu bersifat apa adanya, arsip itu merekam tanpa direkayasa. Oleh karena itu, arsip menjadi bukti hukum, bukti yang sah di pengadilan karena sifatnya arsip itu imparsial karena karakternya (kontek, konten dan struktur)," pungkasnya.(SF)

Kepala Biro Komunikasi, Layanan Informasi Publik, dan Kerja Sama

Agus Cahyono Adi

Share This!