SIPEG KESDM Terintegrasi Portal NGANTOR, Yuk Simak Perubahannya
Jakarta - Sistem Informasi Kepegawaian Kementerian ESDM (SIPEG) merupakan aplikasi perkantoran untuk mendukung kinerja ASN berupa data dan informasi kepegawaian. Pada perkembangnya, dilakukan pengembangan dan peningkatan kehandalan aplikasi tersebut, dan juga perintegrasian pada platform Next Generation Application to Increase Productivity (NGANTOR KESDM).
"Adanya pembaruan aplikasi SIPEG KESDM yang terintegrasi pada platform NGANTOR KESDM tentu membawa implikasi mendasar, dimana para pengguna dapat mengakses informasi kepegawaian, presensi kehadiran online, proses pengajuan ketidakhadiran, pelaporan pelaksanaan tugas harian dan pelaporan kondisi kesehatan pegawai hanya dengan satu klik, " ungkap Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum Ditjen Migas pada acara Sosialisasi SIPEG bersama dengan seluruh ASN di lingkungan Ditjen Migas, Kamis (18/02).
Beberapa perubahan SIPEG yang ada saat ini dengan sebelumnya, seperti disampaikan Subkoordinator Data dan Informasi Kepegawaian, Biro Sumber Daya Manusia (Biro SDM KESDM) Aldyano Sandi bahwa : Pertama, alamat URL, untuk mengakses SIPEG tidak lagi melalui sipeg.esdm.go.id melainkan melalui portal ngantor.esdm.go.id. Kedua, untuk login SIPEG semula dilakukan dengan input Nomor Induk Pegawai (NIP) dan password, saat ini cukup dengan sitem Single Source of Truth (SSOT) maka login cukup dengan email kedinasan dan memasukkan password.
Konsekuensinya dari SSOT ini maka email kedinasan menjadi kunci bagi masing-masing pegawai untuk membuka akses semua aplikasi yang mendukung kegiatan perkantoran, termasuk SIPEG.
"Oleh karena itu kami himbau untuk teman-teman kepegawaian untuk memastikan para pegawai mengetahui alamat email kedinasan. Apabila ada pegawai yang tidak mengetahui alamat emailnya maka pegawai tersebut tidak bisa mengakses NGANTOR. Jika tidak bisa login maka tidak tercatat presensinya, "tegas Aldy.
Ketiga, hal berbeda juga terjadi pada fitur reset password atau kata sandi. Sebelumnya untuk reset password cukup dengan memasukkan NIP dan password, namun saat ini untuk reset password dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara. Cara yang pertama, pengguna dapat milih menu forgot password. Ketika memilih menu ini, pengguna harus menyiapkan email alternatif, karena password yang baru akan dikirimkan ke email altenatif atau secondary email. Email dimaksud dapat diperoleh oleh pegawai dengan meminta ke help desk Pusat Data dan Informasi Kementerian ESDM (Pusdatin). Atau dengan cara yang kedua dimana pengguna yang lupa password dapat langsung menghubungi whatsapp Help Desk Pusdatin di nomor 081218075456 atau email heldesk_pusdatin@esdm.go.id untuk dibantu proses reset password.
Perbedaan yang keempat, yaitu untuk fitur pengajuan perjalanan dinas. Sebelumnya, apabila ada tugas kedinasan maka pegawai akan mengajukan atau input keterangan Perjalanan Dinas melalui SIPEG, sebagai keterangan kehadiran pegawai. Saat ini, pegawai yang melakukan perjalanan dinas atau SPPD baik SPPD Luar Kota, Dalam Kota, Luar Negeri, dan SPPD Diklat cukup mengajukannya melalui SPPD Online saja, yang juga telah terintegrasi dalam portal NGANTOR.
Perbedaan lainnya adalah pada proses persetujuan pengajuan SPPD, dimana persetujuan (approval) dilakukan 2 (dua) tahap. Persetujuan pertama dilakukan oleh Koordinator bagian melaui aplikasi SPPD Online, dan persetujuan kedua dilakukan oleh Pejabat Eselon II melalui aplikasi Naskah Dinas Elektronik (NADINE). Setelah Pejabat Eselon II menyetujui pengajuan SPPD maka secara otomatis status kehadiran pegawai pada SIPEG akan berubah menjadi Perjalanan Dinas.
"Apabila Bapak/Ibu mengajukan SPPD pastikan pejabat eselon II telah melakukan persetujuan. Approval kedua menyetujui, maka data status SPPD akan mengalir ke SIPEG, sehingga status kehadiran otomatis menjadi SPPD ketika SPPD sudah disetuju oleh approval kedua, " imbuh Aldy.
Aldy juga menyampaikan apabila diperlukan pembatalan SPPD, misalnya pegawai yang ditugaskan berhalangan melaksanakan penugasan SPPD, maka pengajuan SPPD dapat dibatalkan. Pembatalan SPPD hanya memerlukan persetujuan satu tahap oleh Koordinator Bagian. Apabila pembatalan telah disetujui, maka status Dinas akan terhapus otomatis dan status kehadiran SIPEG otomatis terisi menjadi hadir.
Yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah masa pengajuan SPPD dan Pembatalan SPPD. Untuk pengajuan SPPD maka batas maksimal waktu pengajuan adalah hari pertama tanggal keberangkatan Dinas. Sedangkan maksimal pembatalan SPPD adalah hari terakhir tanggal penugasan SPPD.
"Lebih dari itu tidak bisa dilakukan pembatalan, dan yang diabsenkan (sebagai presensi kehadiran) secara otomatis adalah hari disaat pembatalan SPPD," tegas Aldy.
Kelima, terkait pengajuan cuti bagi pegawai. Jika sebelumnya pengajuan cuti hanya melalui persetujuan satu tahap oleh Pejabat Cuti atau Kepala Bagian Umum, maka dengan SIPEG terintegrasi saat ini pengajuan Cuti Pegawai memerlukan 2 (dua) tahap persetujuan yakni persetujuan oleh atasan langsung atau Koordinator, dan selanjutnya persetujuan oleh Kepala Bagian Umum sebagai Pejabat Cuti.
Keenam, terkait presensi kehadiran. Saat ini pegawai tidak lagi mengakses presensi online (bit.ly/NNKESDM) namun presensi online dilakukan melalui portal NGANTOR, seperti yang tampak pada butir nomor 1 (satu) dan 2 (dua) berikut ini :
Adapun jam kerja dalam satu hari adalah 7 jam 30 menit dimulai dari pukul 07.30 WIB. Hari Senin s.d. Kamis jam kerja aadalah pukul 07.30 - 16.00 WIB, dan hari Jumat 07.30 - 16.30 WIB. Toleransi waktu kehadiran diberikan sampai dengan pukul 08.00 (atau 30 menit), dan pegawai yang menggunakan waktu toleransi tersebut wajib mengganti jam kerja sebanyak waktu toleransi yang digunakan.
pabila pegawai lupa melakukan presensi makan permohonan pengajuan ketidakhadiran sesuai Pasal 17 ayat 2, Peraturan Menteri ESDM No. 44/2018 dapat dilakukan paling lambat 5 (lima) Hari Kerja setelah tanggal terjadinya pelanggaran Jam Kerja.
Selanjutnya untuk pengajuan Lupa Absen Datang, Lupa Absen Pulang, Datang Terlambat dengan Alasan, dan Pulang Lebih Awal Dengan Alasan hanya dapat dilakukan maksimal 2 (dua) kali dalam satu bulan, sebagaimana ketentuan Pasal 26 Permen ESDM No. 44/2018.
Dalam kegiatan sosialisasi dimaksud terdapat diskusi dan tanya jawab yang berkembang, selengkapnya simak tayangan di Youtube HaloMigasDitjenMigas