Tingkatkan Pengetahuan ASN, Ditjen Migas Selenggarakan FGD Proses Bisnis Dalam Organisasi
Jakarta, Dalam rangka memberikan edukasi dan meningkatkan pengetahuan, serta pemahaman ASN tentang penyusunan peta proses bisnis dalam organisasi guna melaksanakan visi, misi, tujuan dan strategi organisasi dengan Cepat, Cerdas dan Cermat (Cecep), Senin (30/8), Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi Kementerian ESDM menyelenggarakan Forum Group Discussion (FGD) secara online dengan tema "Pentingnya Proses Bisnis Dalam Menjalankan Organisasi".
Sesditjen Migas Alimuddin Baso mengawali pertemuan menyampaikan, sesuai arahan Presiden RI terkait penyederhanaan organisasi dua level eselon dan peralihan jabatan struktural menjadi jabatan fungsional, Ditjen Migas telah melaksanakan transformasi jabatan struktural ke jabatan fungsional yang dimaksudkan untuk mengembangkan fokus SDM aparatur yang mengutamakan kompetensi dan keahlian.
"Kompetensi dan keahlian sangat dibutuhkan untuk mewujudkan organisasi yang agile, birokrasi yang bersih dan akuntabel, efektif dan efisien, serta memiliki pelayanan publik yang berkualitas sesuai dengan arahan Presiden Joko Widodo dan nilai nilai Kementerian ESDM yaitu jujur, profesional, melayani, inovatif dan berarti," paparnya.
Sebagai tindak lanjut proses transformasi tersebut, Kementerian ESDM saat ini sedang menyusun proses bisnis level 0 dan level 1 sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ali mengungkapkan, perkembangan saat ini mendorong ASN untuk menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan tugasnya. Apalagi dalam masa pandemi, teknologi informasi memegang peranan penting untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat. "Meski dalam kondisi pandemi saat ini, kita tetap harus maksimal melaksanakan tugas dan fungsi. Dengan menggunakan semua instrumen, kebijakan dan segala yang terkait pelayanan, tetap harus maksimal," katanya.
Dia mengharapkan agar sharing pengetahuan dalam FGD dapat dimanfaatkan sebaik mungkin untuk meningkatkan pengalaman dan pengetahuan, hingga pada akhirnya memberikan cara pandang yang holistic terhadap suatu permasalahan.
Narasumber Anita Rosalina, Business Development Consultant, memaparkan bahwa teknologi informasi bisa digunakan untuk mengelola manajemen perusahaan atau organisasi secara lebih baik.
Menurut Anita, teknologi informasi (TI) tidak secara langsung menambah value ke business, kalau tidak diikuti perubahan dari sisi proses dan tidak dilaksanakan oleh people atau manusia. TI harus diikuti perubahan dari sisi proses, agar lebih efisien dan efektif. "Misalnya TI digunakan untuk memangkas birokrasi dan proses perizinan lebih transparan dan cepat. Ini penting supaya TI bisa memberikan business value ke customer kita," tambahnya.
Perubahan di dalam bisnis harus dimiliki oleh orang yang akan menggunakan bisnis tersebut. Pengelolaan proses bisnis juga harus dilakukan agar ke depannya dapat tercipta organisasi yang efektif dan efisien.
Lebih lanjut Anita memaparkan, indikator suatu organisasi yang tidak memiliki bisnis proses yang baik, antara lain tidak adanya sharing pengetahuan dan kolaborasi dalam pelaksanaan kegiatan, serta tidak adanya target penyelesaian pekerjaan. Selain itu, tidak diketahuinya letak bottleneck suatu permasalahan dan sulitnya menjalankan standarisasi yang telah ditetapkan. "Kalau SOP yang kita buat tidak dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan, maka pada saat audit, bisa ada temuan," tambahnya.
Untuk mengatasi hal-hal tersebut, menurut Anita, hal pertama yang perlu dilakukan dari pengelolaan proses pelaksanaan kerja adalah pemetaan proses.
Pemetaan proses adalah metode atau alat untuk mendokumentasikan, menganalisa, memperbaiki dan mendesain ulang proses. Hasilnya adalah peta proses yaitu representasi grafis dari sebuah proses yang menunjukkan langkah-langkah proses, input dan output untuk setiap tahapan proses, supplier dan pelanggan dari proses dan media yang digunakan, dokumen yang dihasilkan sebagai output, serta data yang tersimpan dalam database.
"Peta proses adalah basis pengetahuan yang digunakan oleh seluruh elemen organisasi. Peta proses ini memudahkan proses alih pengetahuan dari satu pegawai ke pegawai lainnya, sehingga walaupun penanggung jawab berganti, proses berjalan sesuai standar," paparnya.
Peta proses menunjukkan aktifitas berurut untuk mengubah input menjadi output baik produk maupun jasa yang diinginkan oleh stakeholder. Peta proses memudahkan untuk memahami tahapan pekerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan tersebut. "Aktifitas pemetaan juga mampu membantu mengidentifikasi area permasalahan dan peluang untuk perbaikan kegiatan," ungkap Anita.
Dalam kesempatan tersebut, Anita mengingatkan agar pada saat melakukan pemetaan, tidak terjebak pada detail yang terlalu dalam. Harus dibuat cascading untuk memudahkan membaca peta proses. "Mulai petakan proses dari level tinggi, turun atau dipecah lagi sampai ke level aktifitas. Ulangi proses ini sampai kita menemukan titik keseimbangan antara completeness dan detail," ujarnya.
Pada saat menyusun proses juga jangan terkungkung pada struktur organisasi. Peta proses dibuat lintas struktur untuk melihat secara holistic pelaksanaan sebuah proses tanpa terkunci pada struktur organisasi. Selain itu, pelaksanaan pemetaan proses sebisa mungkin dilakukan oleh tim untuk menghindari pengkotakan fungsi atau proses. (TW)